La Factura Electrónica en el nuevo Reglamento de Facturación

La Factura Electrónica en el nuevo Reglamento de Facturación

La entrada en vigor, el próximo 1 de enero, del nuevo reglamento de facturación debe suponer un verdadero impulso al uso de la factura electrónica en las transacciones comerciales entre empresas.

El pasado 1 de diciembre fue publicado en el BOE el Real Decreto 1619/2012 por el que se aprobaba el nuevo Reglamento de Facturación. Este reglamento surge como respuesta a la Directiva 2010/45 de la Unión Europea, que tiene por objeto la armonización entre las legislaciones de los distintos estados miembros en materia de normas de facturación, suponiendo un sustancial cambio en la normativa que afecta a la factura electrónica.

En esta materia de factura electrónica el Real Decreto es claro al hacer suyos los objetivos perseguidos por la directiva, reducir las cargas administrativas de los sujetos pasivos y garantizar la igualdad de trato entre facturas en papel y las facturas electrónicas, frente a las condiciones adicionales de seguridad exigidas hasta la fecha a estas últimas en nuestro ordenamiento jurídico.

La validez de una factura, en papel o electrónica, pasa a quedar determinada por el hecho de refleje la realidad de las operaciones que documenta, sin quedar sujeta al empleo de una tecnología determinada.

El expedidor de la factura deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Esta autenticidad e integridad de la factura electrónica podrá garantizarse mediante las formas ya indicadas en la Orden EHA/962/2007: firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios previamente comunicados a la Agencia Tributaria y validado por la misma. Sin embargo el nuevo Reglamento, en base al principio de igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas, emanada de la Directiva, enuncia que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales en la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. A estos efectos podemos considerar como tales, en el caso del proveedor del producto o servicio, su registro en los libros oficiales de factura y contabilidad, controles de existencias, albaranes de entrega, partes de trabajo, ….  En el caso del cliente, asegurándose que el proveedor mencionado en la factura es quién realmente ha suministrado los productos y/o servicios y conservando los presupuestos, contratos, ordenes de compra, albaranes, documentos de transporte, justificantes de pago y, en definitiva, todos aquellos elementos que documentan una operación y que responden a los controles de gestión que habitualmente establecen las empresas, tal y como indica el propio Reglamento.

factura electrónica - reglamento 2013

Así mismo los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. Esa “pista de auditoría” puede ser la interpretada como la “trazabilidad documental” que permita acceder de forma ordenada e interrelacionada a todos los elementos que documentan la transacción reflejada en la factura y que quedará reforzada con la presencia de documentos de terceros como pueden ser justificantes bancarios o documentos de agencias de transporte.

En cuanto a la legibilidad, el tercero de los factores a garantizar, cobra especial importancia en cuanto el nuevo reglamento deja de exigir la conservación del documento original para sustituir esta exigencia por la conservación de su contenido, pudiendo exigirse en cualquier momento su transformación en lenguaje legible, por ejemplo en el caso de facturas recibidas en formato XML.

En definitiva un cambio fundamental en la normativa sobre factura electrónica que deberemos analizar más detenidamente y que abre la puerta a la generalización del uso de la factura electrónica en las transacciones entre empresas y el impulso de la implantación de sistemas de gestión documental, que adecuadamente adoptada e integrada en la gestión puede redundar en unos procesos de negocio más eficientes con la consiguiente reducción de costes.