La gestión administrativa de las ventas, una labor heterogénea y compleja en la mayoría de las cooperativas.

Ventas de productos a granel en cargas completas, contra pedido o contratos de suministro; ventas de productos envasados a plataformas logísticas o puntos de venta de grandes superficies, con o sin gestión EDI ; ventas de fertilizantes, fitosanitarios, medicamentos veterinarios, semillas, … a los socios y toda una amplia gama de necesidades que en muchas ocasiones se dan simultáneamente en nuestras cooperativas y que necesitan funcionalidades especificas para su adecuada gestión.

La gestión previa a la materialización de la venta: ofertas y facturas proforma.

7eDataCOOP, sin ser una herramienta CRM, incorpora alguna de sus funcionalidades tales como el registro de clientes potenciales y la gestión, previa a la venta, de ofertas y facturas proforma, tanto para aquellos como para los clientes activos de la cooperativa.

Gestión logística de las ventas, un elemento estratégico para nuestra gestión.

Una de las fortalezas de 7eDataCOOP son la facilidades disponibles para gestionar la logística de las expediciones de ventas. El responsable del proceso puede generar ordenes de preparación para el personal del almacén, con información detallada de la mercancía a servir (artículo, nivel de agrupación, número de lote y ubicación en la que se encuentra), contando con acceso directo a toda la información del estado de las existencias.

La confección de albaranes puede realizarse mediante la pantalla de cargas completas, diseñada para la emisión de albaranes desde el puesto de trabajo de la báscula.  Esta funcionalidad permite trabajar de una forma ágil y sencilla, leyendo tara y bruto de forma automática desde el cabezal de pesaje, y cumplimentando, junto con los datos de la mercancía, los correspondientes al cliente y al medio de transporte (agencia, matrícula y transportista), de modo que conjuntamente con el albarán pueda emitirse la carta de portes o el documento de acompañamiento correspondiente (modelo 500 / anexo III).

Alternativamente puede usarse una carga más general, que contará a su vez con versiones especificas para gestionar las salidas de forrajes deshidratados, piensos, vino a granel u otros productos.

En ambos casos el sistema propondrá la mercancía a servir de acuerdo a los criterios establecidos en sus parámetros, permitiendo siempre al usuario consultar la situación y seleccionar mercancía de otras ubicaciones y/o lotes.

 

Esquema del Ciclo de Vida de los Procesos de Venta en 7eDataCOOP.
Absoluta flexibilidad a la hora de generar la facturación.

 

7eDataCOOP permite una amplia gama de posibilidades para la generación de las facturas de venta. La emisión de facturas puede hacerse en el acto desde la propia carga de albaranes o con la periodicidad que se estime, emitiendo una factura por albarán o agrupando albaranes de acuerdo a los criterios preestablecidos, a los limites marcados por el usuario e incluso seleccionándolos individualmente.

Los modelos de factura pueden ser personalizados, asignándose por defecto, en uno o varios idiomas, y con posibilidad de selección de uno especifico en el momento de la emisión de la factura.

7eDataCOOP está preparado para integrarse con estaciones EDI (consultar condiciones) y manejar los mensajes usados habitualmente por las grandes superficies: ORDER (recepción),  DESADV y INVOICE (emisión), junto con el uso de etiquetas logísticas (EAN128).

El control del riesgo de los clientes, una necesidad en las estrategias de crecimiento en nuevos mercados y entornos económicos inestables.

La gestión del riesgo de los clientes puede realizarse de forma independiente o a través de compañías aseguradoras. Ambas opciones están contempladas por 7eDataCOOP, permitiendo asignar un volumen de riesgo y forma de pago a cada cliente, controlando su situación en tiempo real y disparando alertas en caso de que haya sido superado.

En el caso de trabajar con aseguradoras, puede registrarse el riesgo concedido, la identificación del cliente para la compañía y el número de póliza asignado, de modo que el sistema facilite la emisión de los informes y notificaciones periódicas a realizar según los formatos establecidos a tal efecto.

Total integración contable y financiera.

La gestión contable no tiene que ser concebida únicamente como una mera herramienta para cumplir con las disposiciones legales, debe ser un medio de control de los resultados de la cooperativa a nivel global y de cada uno de sus centros de coste.

7eDataCOOP permite definir al usuario los enlaces contables a realizar de acuerdo a las características de su actividad, generando los correspondientes apuntes en los libros diario, mayor, facturas emitidas (IVA e IRPF) y los módulos de gestión financiera (tesorería y cartera).

Los agentes comerciales y sus comisiones.

La política de comisiones de las empresas viene a responder a estrategias comerciales diseñadas frente a un mix de situaciones estructurales y coyunturales, en un entorno sumamente competitivo.

Aunque 7eDataCOOP dispone de un potente tratamiento de calculo de comisiones, la utilización de la información detallada de ventas que el sistema facilita en formato Ms Excel es, en mucha ocasiones, la herramienta más adecuada para esta labor.